Fem gånger Gasellföretag, noll incidenter: så skalade Tidy Account sin kundkommunikation utan att öka risken

Kort sammanfattning

• Noll säkerhets- eller GDPR-incidenter i all kundkommunikation under tre år
• Över 60 % minskat beroende av e-post
• Arbetsflödet med krypterade PDF-filer har eliminerats helt
• Seniora medarbetare kan följa upp juniora kollegors arbete genom Verji Rooms
• Gasellstatus – Dagens Næringslivs utmärkelse för Norges snabbast växande företag – har uppnåtts fem gånger

Företaget

Tidy Account AS grundades 2010 med ett tydligt mål: att växa från noll till 10 miljoner NOK i omsättning inom tio år. Företaget nådde den utvecklingen och har sedan dess utsetts till Gasellföretag fem gånger. I dag har Tidy Account 20 medarbetare fördelade på två kontor i Trondheim och Rissa.

Den typen av tillväxt skapar ett särskilt tryck på en redovisningsbyrå. Fler kunder innebär att större mängder känslig information är i rörelse: löneuppgifter, skattedokument, finansiella rapporter och identitetsuppgifter. Fler medarbetare innebär också fler personer som hanterar materialet, med olika nivåer av erfarenhet. För ett företag som arbetar under GDPR och norsk redovisningsreglering innebär varje ny kund och varje nyanställning också en ökad exponering.

VD Raymond Bergesen pekar på företagets tekniska val, och särskilt Verjis lösning för säker kommunikation, som en viktig faktor bakom möjligheten att växa utan att riskerna växte i samma takt.

Utmaningen

Tidy Accounts problem var inte att företaget saknade säkerhetsåtgärder. Problemet var att säkerheten bara fungerade i en riktning.

Precis som många andra redovisningsbyråer skickade Tidy Account konfidentiella dokument som krypterade PDF-filer, där åtkomstkoder skickades separat. Informationen var skyddad på väg ut. Men kommunikationen tillbaka var det inte.

Kunder kunde öppna det krypterade dokumentet, läsa det och därefter svara via vanlig, okrypterad e-post med frågor, bankuppgifter, personnummer och finansiell information.

Det skapade tre problem som förstärkte varandra:

Ett compliancegap som företaget inte kunde stänga.
Tidy Account kunde kontrollera hur information skickades ut, men inte hur kunder skickade information tillbaka. Varje svar kunde innebära en potentiell GDPR-incident som uppstod utanför företagets kontroll men ändå hamnade i företagets system.

Ett arbetsflöde som tog tid från debiterbart arbete.
Att kryptera varje dokument, skapa koder, distribuera dem via en separat kanal och hantera återkommande frågor som ”jag kan inte öppna filen” skapade administrativt merarbete i den löpande kundkommunikationen.

Ingen insyn i juniora medarbetares arbete.
Kundkommunikationen låg i individuella inkorgar. En senior partner hade därför begränsade möjligheter att följa hur en junior kollega hanterade en kunddialog innan något redan hade gått fel, eller att bidra med specialistkompetens exakt när den behövdes.

Den bredare riskbilden förstärkte behovet av förändring. Enligt forskning från Deloitte kan över 90 % av bedrägeri- och dataattacker kopplas till e-post.

Lösningen

Tidy Account flyttade sin kundkommunikation till Verjis krypterade plattform och ersatte arbetsflödet med krypterade PDF-filer med end-to-end-krypterad tvåvägskommunikation och säker fildelning.

Den avgörande skillnaden var att skyddet nu omfattade båda riktningarna. Kunderna behövde inte längre svara via osäkra kanaler eftersom kommunikationen skedde direkt i den krypterade miljön.

Compliancegapet stängdes därmed inte genom fler policyer eller mer kundutbildning, utan genom själva utformningen av verktyget.

Användarvänlighet var den andra avgörande faktorn. I en redovisningsmiljö är det ofta den som avgör om en säkerhetslösning faktiskt blir använd i vardagen. Plattformar som kunder upplever som komplicerade riskerar snabbt att ersättas av vanlig e-post.

Både Tidy Accounts medarbetare och kunder upplevde Verji som intuitivt från början – mer likt en modern meddelandetjänst än traditionell säkerhetsprogramvara, samtidigt som lösningen uppfyllde kraven för ett reglerat företag.

Så använder Tidy Account Verji

Verji används i dag för intern och extern kommunikation, fildelning och det dagliga samarbetet i företaget.

Funktionen Rooms har skapat den största förändringen i hur verksamheten arbetar. Kunddialoger sker i gemensamma rum i stället för i individuella inkorgar. Det innebär att seniora partners kan följa flera kundrelationer samtidigt och kliva in exakt när specialistkompetens behövs.

Den praktiska effekten är större konsekvens i leveransen. I ett företag med 20 medarbetare finns naturligtvis olika erfarenhetsnivåer, men kundernas förväntningar förändras inte beroende på vem de pratar med.

Rooms gör det möjligt att tillämpa senior kompetens över betydligt fler kunddialoger än vad en enskild partner annars skulle kunna ansvara för. På så sätt kan servicekvaliteten hållas jämn oavsett vem som hanterar relationen i det dagliga arbetet.

Detta var strukturellt svårt med e-posttrådar, där insyn antingen krävde att seniora medarbetare kopierades in på allt eller att problem upptäcktes först i efterhand.

Resultaten

Noll säkerhets- eller GDPR-incidenter.
Under tre år och i all kundkommunikation har Tidy Account inte registrerat några säkerhetsincidenter eller GDPR-överträdelser.

Över 60 % minskat beroende av e-post.
Majoriteten av kundkommunikationen och den interna kommunikationen har flyttats bort från e-post, vilket minskar den attackyta som står bakom en stor del av bedrägeriförsöken mot professionella tjänsteföretag.

Arbetsflödet med krypterade PDF-filer har eliminerats.
Processen med att kryptera dokument, skapa koder, distribuera dem och hantera supportfrågor finns inte längre. Den administrativa tiden kan i stället användas till kundarbete.

Senior överblick i stor skala.
Rooms ger partners insyn i flera samtidiga kunddialoger och hjälper företaget att upprätthålla hög servicekvalitet när teamet fortsätter att växa.

Fortsatt tillväxt.
Tidy Account har fortsatt att uppnå Gasellstatus, vilket visar att en stark säkerhetsnivå inte har behövt ske på bekostnad av den kommersiella utvecklingen.

Varför det spelar roll

Tidy Accounts erfarenhet utmanar uppfattningen att reglerade företag måste välja mellan effektivitet och säkerhet.

Företaget accepterade inte långsammare arbetsflöden för att uppnå bättre compliance. I stället fick Tidy Account snabbare arbetsflöden och kunde samtidigt stänga sitt största compliancegap.

Det är precis den typen av utmaning Verji är utvecklat för att lösa för redovisnings- och revisionsbyråer, advokatbyråer och andra reglerade små och medelstora företag i Europa – en marknad där Verji nu expanderar med strategiska investeringar och partnerskap från TGC Capital Partners.

Om Verji Tech AS

Verji Tech AS är ett norskt teknikföretag som specialiserar sig på krypterade kommunikationslösningar för reglerade branscher. Plattformen erbjuder end-to-end-krypterad meddelandehantering, fildelning, röst- och videosamtal, signering med BankID samt intelligenta arbetsflöden för verksamheter som behöver uppfylla GDPR och höga krav på informationssäkerhet.

Är du nyfiken på Verji? Utnyttja den kostnadsfria provperioden på 14 dagar.