Gasellebedrift fem ganger, null brudd: slik skalerte Tidy Account kundekommunikasjonen uten å skalere risikoen

Om selskapet

Tidy Account AS ble etablert i 2010 med ett uttalt mål: å vokse fra null til 10 millioner kroner i omsetning i løpet av ti år. Byrået har fulgt den vekstkurven og er siden kåret til gasellebedrift fem ganger, med 20 ansatte fordelt på to kontorer i Trondheim og Rissa.

Vekst av det slaget legger press på et regnskapsbyrå på ett bestemt punkt. Flere kunder betyr flere sensitive dokumenter i bevegelse: lønnsdata, skattemeldinger, regnskaper, identitetsopplysninger. Flere ansatte betyr flere som håndterer dette materialet, med svært ulik erfaring. For et byrå som opererer under GDPR og norsk regnskapsregelverk, er hver nye kunde og hver nye ansettelse også økt eksponering.

Daglig leder Raymond Bergesen peker på byråets teknologivalg, og særlig Verjis løsning for sikker kommunikasjon, som det som gjorde det mulig å vokse uten at eksponeringen vokste i takt.

Utfordringen

Problemet til Tidy Account var ikke at de manglet sikkerhetstiltak. Problemet var at sikkerhetstiltakene bare virket i én retning.

Som de fleste regnskapsbyråer sendte Tidy Account fortrolige dokumenter som krypterte PDF-er, med tilgangskoden sendt separat. Veien ut var beskyttet. Veien inn var det ikke. Kundene åpnet det krypterte dokumentet, leste det, og svarte deretter med spørsmålene sine – og med kontonummer, fødselsnummer og økonomiske opplysninger – på vanlig, ukryptert e-post.

Dette skapte tre problemer som forsterket hverandre:

Et etterlevelsesgap byrået ikke kunne lukke. Tidy Account kunne styre hvordan de selv sendte informasjon. De kunne ikke styre hvordan kundene sendte informasjon tilbake. Hvert svar var et mulig GDPR-avvik som oppsto utenfor byråets kontroll, men som havnet inne i byråets systemer.

En arbeidsflyt som spiste fakturerbar tid. Å kryptere hvert dokument, lage koder, sende dem i en egen kanal og ta den uunngåelige telefonen om at «jeg får ikke åpnet den» la administrativt arbeid oppå helt ordinær kundekorrespondanse.

Ingen innsikt i juniorenes arbeid. Kundekorrespondansen lå i personlige innbokser. En erfaren rådgiver hadde ingen praktisk mulighet til å se hvordan en yngre kollega håndterte en kundedialog før noe allerede hadde gått galt, eller til å bidra med spesialkompetanse i det øyeblikket den trengtes.

Det større risikobildet forsterket behovet. Undersøkelser fra Deloitte viser at over 90 % av svindel- og dataangrep kan spores tilbake til e-post.

Løsningen

Tidy Account flyttet kundekommunikasjonen over på Verjis krypterte plattform, og erstattet arbeidsflyten med krypterte PDF-er med ende-til-ende-kryptert toveiskommunikasjon og fildeling.

Den avgjørende forskjellen var at beskyttelsen nå dekket begge retninger. Kundene hadde ikke lenger noen mulighet til å svare usikkert, fordi svaret skjedde inne i den krypterte kanalen. Etterlevelsesgapet ble ikke lukket gjennom rutiner eller opplæring av kundene, men gjennom måten verktøyet er bygget på.

Det andre hensynet var faktisk bruk, og i regnskapsbransjen er det som regel dette som avgjør om en sikkerhetsinnføring overlever møtet med virkeligheten. Sikre plattformer som kundene synes er tungvinte, blir forlatt til fordel for e-post i løpet av noen uker. Både medarbeiderne i Tidy Account og kundene deres opplevde Verji som intuitivt fra første stund, nærmere en vanlig meldingsapp i følelse enn en tung sikkerhetsløsning, samtidig som den oppfyller kravene et regulert byrå har.

Slik bruker Tidy Account Verji

Verji håndterer i dag intern og ekstern kommunikasjon, fildeling og daglig samarbeid i hele byrået.

Rooms-funksjonen har gitt den største endringen i måten byrået jobber på. Kundedialogene foregår i delte rom i stedet for i personlige innbokser, og det betyr at erfarne rådgivere kan følge flere kundeforhold samtidig og gå inn nøyaktig der spesialkompetanse trengs.

Den praktiske effekten er jevnhet. Et byrå med 20 ansatte har uunngåelig stor spredning i erfaringsnivå, og kundene justerer ikke forventningene sine etter det. Rooms gjør at seniorkompetansen kan brukes på langt flere dialoger enn én enkelt rådgiver kunne eid selv, slik at kvaliteten på leveransen holder seg jevn uansett hvem som har den daglige kontakten. Dette var strukturelt umulig med e-posttråder, der innsyn enten betydde å være kopimottaker på alt eller å få vite om det i etterkant.

Resultatene

Null sikkerhets- eller GDPR-brudd. Gjennom tre år og i all kundekommunikasjon har Tidy Account ikke registrert noen sikkerhetshendelser og ingen GDPR-brudd.

Over 60 % mindre bruk av e-post. Mesteparten av kunde- og internkorrespondansen har flyttet helt bort fra e-post, og det krymper den angrepsflaten som står for den klart største andelen av svindelforsøk mot rådgivnings- og tjenestebedrifter.

Slutt på krypterte PDF-er. Syklusen med å kryptere, lage kode, sende og følge opp finnes ikke lenger. Den administrative tiden den la beslag på, går nå til kundearbeid.

Innsyn for erfarne rådgivere, i stor skala. Rooms gir rådgiverne oversikt over flere kundedialoger samtidig, og beskytter kvaliteten på leveransen etter hvert som byrået ansetter flere.

Vedvarende vekst. Tidy Account har opprettholdt gasellestatus gjennom hele perioden, noe som viser at sikkerhetsnivået ikke har gått på bekostning av den kommersielle farten.

Hvorfor dette betyr noe

Erfaringen til Tidy Account utfordrer antakelsen om at regulerte virksomheter står overfor en reell avveining mellom å jobbe effektivt og å jobbe sikkert. Byrået godtok ikke tregere arbeidsflyt i bytte mot etterlevelse. De fikk raskere arbeidsflyt og lukket sitt største etterlevelsesgap i samme grep.

Det er nettopp dette Verji er bygget for å levere til regnskaps- og revisjonsbyråer, advokatfirmaer og regulerte små og mellomstore bedrifter i hele Europa, et marked Verji nå går inn i med strategisk investering og partnerskap fra TGC Capital Partners.

Om Verji Tech AS
Verji Tech AS er et norsk teknologiselskap som spesialiserer seg på krypterte kommunikasjonsløsninger for regulerte bransjer. Plattformen vår gir ende-til-ende-krypterte meldinger, fildeling, tale- og videosamtaler, BankID-signering og intelligente arbeidsflyter for virksomheter som krever GDPR-etterlevelse og streng informasjonssikkerhet.

Klar til å tette hullet i din egen kundekommunikasjon?
Start en gratis prøveperiode på 14 dager.