Se för dig att du kommer till jobbet en dag och alla dina datasystem är nere för att din ASP-leverantör har utsatts för en dataattack, och all data är förlorad. Detta var mardrömmen som VD Rune Kjelsnes på Målerifirma Emberland upplevde våren 2021.
Kolla in vad Rune Kjelsnes på Målerifirma Emberland berättar om sin erfarenhet av dataattacker och varför de har börjat använda Verji.
– Coronapandemin, som vi fortfarande stod mitt i de brutala konsekvenserna av, blev nästan ingenting jämfört med det som mötte oss när jag kom till kontoret och möttes av svarta skärmar. Med denna värdefulla erfarenhet är jag glad att jag idag har den krypterade kommunikationslösningen Verji som ett av de verktyg som ökar vår säkerhet”, säger Rune.
Målerifirma Emberland har en historia som sträcker sig tillbaka till 1936, när det startades av Nils Mikal Emberland. Företaget köptes upp av Målerifirma Kjelsnes år 2006. Under de sex sista åren innan de drabbades av dataattacken var de en Gasellföretag – en benämning företag erhåller när de mer än dubblar sin omsättning inom fyra år.
– Vi satsar främst på större projekt. Kontorsbyggnader, äldreboenden, bostadsprojekt, butiker och renovering av kommunala byggnader. Vi gillar utmaningar som vid första anblicken kan verka omöjliga att genomföra. Det är utmaningar vi gillar, berättar Rune.
– De utmaningar vi stod inför när dataintrånget drabbade oss är definitivt inte i den kategorin! Vi lade ner mer än ett helt arbetsår på att få allt att fungera igen och tillsammans med andra kostnader uppgick summan troligen till två miljoner.
Vi är nyfikna på vad Verji kunde ha hjälpt honom med i den här situationen. Rune pekar på innehållet i sin Verji-app och säger:
– – Med Verji hade vi haft alla jobb på rad, vi hade haft information om vad som behövde göras, hur långt vi hade kommit och eventuella tillägg till uppdraget.
Vi hade sparat åtminstone 25 % av allt extraarbete, vilket skulle motsvara en halv miljon.
– Jag kunde ha gett min kollega Frøydis i uppdrag att sköta hela verksamheten via informationen i Verji-appen, och jag kunde ha koncentrerat mig på att bygga upp data på nytt.
Rune skakar på huvudet när han funderar över situationen de befann sig i.
– Vi hade ju driftstopp. Det är absurt att tänka sig att vi var tvungna att skicka ut folk med ett blankt papper till de uppdrag som var möjliga att genomföra, och säga: ’Åk ut och arbeta. Skriv ner timmar och material på ett papper, så får vi dem tillbaka.’ Med Verji hade vi haft full översikt, de hade kunnat fortsätta med jobben som vanligt och de hade haft all dokumentation de behövde.
Lite nostalgi från minimuseet på Malermesterfirma Emberland. Foto: Ida Kristin Vollum
Det blev tuffa månader efter dataattacken. Rune berättar om rädsla för konkurs och en försämrad hälsa med högt blodtryck som resultat. Han var också tvungen att ta tillbaka sig en period på grund av detta och säger att han är tacksam för de människor runt omkring honom som stod på under denna tid.
Allt var kaos efter attacken. Information om avtal, erbjudanden, tidsrapportering och redovisning var borta och det fanns ingen säkerhetskopia. Tänk dig att du ska betala ut löner och revisorn frågar vem som ska ha vad och alla tidsrapporter är borta. Det är ju en mardröm. Vi vet inte hur sårbara vi är förrän det faktiskt inträffar.
– Det är extremt tufft när du har drivit med stor framgång under många år och även klarat coronautmaningarna, att uppleva något sådant här. Du måste plötsligt använda din arbetsdag för att rädda ett framgångsrikt företag från konkurs. Flera gånger under tiden efter dataattacken övervägde vi om vi måste gå till tingsrätten. Vi kan tacka banken och tålmodiga kunder och leverantörer för att vi slapp det.
Rune börjar nästan skratta när han berättar om en av åtgärderna de har vidtagit för att säkra sig efter dataattacken. De har börjat använda sig av vad många anser vara en föråldrad lagringsmetod, som att skriva ut viktiga dokument och förvara dem i pärmar. ”Back to basics” här med andra ord.
– Men vi har självklart vidtagit andra åtgärder också, som att ändra några av våra leverantörer och system vi använder. Vi har tecknat cybersäkerhetsförsäkring och sett till att våra åtgärder uppfyller kraven i försäkringen, säger han.
Och så har vi alltså börjat använda Verji som vårt nya kommunikationssystem. Verji är mycket säkrare än e-post eftersom det är krypterat och inte tillgängligt för hackare på samma sätt som e-post är. Med tanke på att jag nu vet att 90% av dataattacker kommer via e-post, vet jag också att Verji kan ha en positiv inverkan på mitt blodtryck.
Rune Kjelsnes, verkställande direktör för Malermesterfirma Emberland. Foto: Ida Kristin Vollum
Problemet Rune ville lösa med Verji var att samla all kommunikation på ett ställe samtidigt som han ville ha ett verktyg han visste var säkert. Att Verji är krypterat och oberoende av servrarna hos hans dataprovider gör att han har tillgång till informationen om en liknande attack skulle inträffa igen. Han säger att det också var viktigt för honom att slippa oroa sig för GDPR. Nu vet han att allt är krypterat och det finns inga problem med att skicka känslig information.
På frågan om hur det har varit att ha all kommunikation samlad på ett ställe svarar han:
– Nu kan vi kommunicera med alla anställda samtidigt, enligt det projekt de är involverade i. När alla är i samma projektrum kan alla som är involverade, vare sig det är de som utför jobbet, arbetsledaren eller vi på kontoret, ha full överblick när som helst. Alla har tråden från dag ett till jobbet är klart.
Verji är en enorm tidsbesparing, särskilt för dem som är ute på fältet och utför uppdrag och bara har mobiltelefonen tillgänglig för kommunikation.
Han förklarar att de har organiserat kommunikationen i Verji i projektutrymmen. De namnger projektutrymmena med arbetsordernummer, och det är samma nummer som de anställda registrerar sina arbetstimmar mot. Så de som arbetar på ett projekt vet att när de ska kommunicera i Verji, har rummet samma nummer som projektet. Det innebär att det väldigt sällan uppstår fel i kommunikationen.
– Vi har också bra dokumentation om det skulle uppstå frågor senare. För då har vi datum och klockslag på bilder eller meddelanden, som till exempel kan visa externa orsaker till förseningar. Då uppstår inga frågor.
Han förklarar att de brukade ägna mycket tid åt att leta efter sådan dokumentation, eftersom de inte alltid hade kontroll över hur saker skickades, vem som skickade dem och var de förvarades. Ofta fick de leta igenom e-postmeddelanden.
Verji har ersatt e-post, textmeddelanden, Facebook-meddelanden och telefonsamtal på arbetsplatsen.
At söka igenom e-post har varit en stor tidsrövare för oss, och nu har det minskats till ett minimum. Förmodligen har vi totalt sett sparad flera veckors arbete genom att minska den tid alla spenderar på att leta efter e-post.
– Jag skulle verkligen rekommendera det till alla hantverksföretag. Det är ju inte bara hos oss det har varit en röra av telefonsamtal, sms, e-post och Facebook-meddelanden. Lyckas man samla allt detta i Verji och har en bra struktur, så har man allt samlat och god dokumentation av historiken. Så alla borde egentligen använda det.
Rune tipsar oss också om att prata med förmannen, som sköter de olika uppdragen de har.
Det är ett nöje att höra Labours ordförande Adam Strauss tala om Verji. Han kan inte nog understryka hur glad han är över att ha Verji som sitt kommunikationsverktyg.
Jag älskar Verji-appen eftersom den gör det så enkelt att hålla koll på projekten och informera de andra på kontoret om vad som händer.
Arbeidsformann Adam Strauss. Foto: Ida Kristin Vollum
– Om det uppstår något tar vi bilder, lägger dem i appen och alla som behöver informationen får veta vad som pågår. Och om min chef har ett meddelande om ett projekt får jag och de som arbetar på projektet snabbt reda på det.
– Tidigare spenderade vi mycket mer tid. Jag var tvungen att åka runt till projekten mycket oftare än jag gör idag. Nu kan några bilder och meddelanden vara tillräckligt när saker uppstår, eller om jag undrar över statusen på ett projekt. Och om jag är ute och behöver något från kontoret skickar jag ett meddelande och får det direkt.
Adam säger att det kommer att bli många färre telefonsamtal. Och det bästa med det är att allt dokumenteras, vilket ett telefonsamtal inte gör.
Verji är det bästa kommunikationsverktyget vi har använt. Det är helt enkelt bra kommunikation.
Vi undrar om Adam skulle rekommendera Verji till andra i samma typ av position som han själv, och han tvivlar inte:
Jag skulle rekommendera alla som är i en liknande position som jag, med ansvar för styrning av projekt, att använda Verji. Det är fantastiskt för hantverkare. Allt blir mer organiserat. Det blir mer och bättre kommunikation. Jag kan öppna appen, gå in på ett av projekten och ha full överblick över vad som pågår.
Och när det gäller en fullständig översikt gör General Manager Rune också en poäng, precis i slutet.
– Jag hade precis tre veckors semester. Ändå kunde jag enkelt hålla koll på vad som hände, utan att det tog mycket tid. Det gjorde det mycket enklare när jag kom tillbaka till jobbet. Tidigare hade jag kanske 150 e-postmeddelanden att hålla reda på för att få överblick över projekten. Nu kunde jag enkelt gå in i projektrummen och ha full överblick. Här ligger allt som har hänt i ordning, och jag slipper leta fram kanske 10 e-postmeddelanden för att få överblick över ett enskilt projekt.
VD:n för Aktiv Regnskapsbyrå Tromsø förklarar hur Verji gör det dagliga arbetet mer effektivt när de hanterar mycket känslig information.
Hör styrelseordförande Ståle Risa förklara varför 24SevenOffice investerar i Verji Tech och hur de kommer att integrera Verji med 24SevenOffice system.
VD Anita Farnia Lilleland säger att en av de viktigaste sakerna med Verji är att det finns en låg tröskel för kunderna att komma igång.
