Se for deg at du kommer på jobb en dag og alle datasystemene dine er slått ut fordi ASP-leverandøren din er utsatt for dataangrep, og alle data er tapt. Dette var marerittet daglig leder Rune Kjelsnes i Malermesterfirma Emberland, opplevde våren 2021.
Sjekk ut hva Rune Kjelsnes i Malermesterfirma Emberland forteller om sin erfaring med dataangrep og hvorfor de har tatt i bruk Verji
– Koronaen, som vi fremdeles sto midt i de brutale konsekvensene av, ble peanøtter sammenlignet med det som skulle møte oss når jeg kom på kontoret til svarte skjermer. Med disse dyrekjøpte erfaringene er jeg glad for at jeg i dag har den krypterte kommunikasjonsløsningen Verji, som et av verktøyene som øker sikkerheten vår, sier Rune.
Malermesterfirma Emberland har historie tilbake til 1936, da det ble startet av Nils Mikal Emberland. Selskapet ble kjøpt opp av Malermester Kjelsnes i 2006. De seks siste årene før dataangrepet rammet dem, var de Gasellebedrift – en betegnelse bedrifter mottar som har mer enn doblet omsetningen i løpet av fire år.
– Vi går stort sett på større ting. Kontorbygg, sykehjem, leilighetsprosjekter, butikker og rehabilitering av kommunale bygg. Vi liker ting som i utgangspunktet kan se umulig ut å få til. Det er utfordringer vi liker, forteller Rune.
– Utfordringene vi fikk da dataangrepet rammet oss, inngår definitivt ikke i denne kategorien! Vi brukte mer enn et helt årsverk på å få alt opp å gå igjen, og sammen med andre utgifter beløp nok totalen seg til to millioner.
Vi er nysgjerrige på hva Verji kunne hjulpet ham med i denne situasjonen. Rune peker på innholdet i Verji-appen sin og sier:
– Med Verji hadde vi hatt alle jobbene på rekke og rad, vi hadde hatt informasjon om hva som skulle gjøres, hvor langt vi var kommet og eventuelle tillegg i oppdraget.
Vi hadde spart i alle fall 25 % av alt ekstraarbeidet, noe som ville tilsvart en halv million.
– Jeg kunne gitt min kollega Frøydis i oppgave å styre hele driften via informasjonen i Verji-appen, og jeg kunne konsentrert meg om gjenoppbygging av data.
Rune rister på hodet, når han reflekterer over situasjonen de stod i.
– Vi hadde jo driftsstopp. Det er absurd å tenke på at vi måtte sende folk ut med et blankt ark til de oppdragene det var mulig å gjennomføre, og si: «Kjør ut på jobben. Skriv timer og materiell på et ark, så får vi de i retur.» Med Verji hadde vi hatt full oversikt, de kunne fortsatt på jobbene som før og de hadde hatt all dokumentasjonen de trengte.
Litt nostalgi fra minimuseet hos Malermesterfirma Emberland. Foto: Ida Kristin Vollum
Det ble tøffe måneder etter dataangrepet. Rune forteller om redsel for konkurs og en skrantende helse med høyt blodtrykk som resultat. Han måtte også trekke seg tilbake en periode på grunn av dette, og sier at han er takknemlig for folkene rundt ham som sto på i denne perioden.
Alt var kaos etter angrepet. Informasjon om avtaler, tilbud, timeføring og regnskap var borte vekk, og det fantes heller ikke backup. Se for deg at du skal betale ut lønn og regnskapsfører spør hvem som skal ha hva og alle timelistene er borte. Det er jo et mareritt. Vi vet ikke hvor sårbare vi er før det faktisk skjer.
– Det er ekstremt tøft når du har drevet med stor suksess gjennom mange år, og også klart koronautfordringene, å oppleve noe sånt som dette. Du må plutselig bruke arbeidshverdagen din på å redde en suksessbedrift fra å gå konkurs. Flere ganger i løpet av tiden etter dataangrepet vurderte vi om vi måtte gå til skifteretten. Vi kan takke banken og tålmodige kunder og leverandører for at vi slapp det.
Rune begynner nesten å le når han forteller om et av tiltakene de har gjort for å sikre seg etter dataangrepet. De har tatt i bruk det mange mener er en utdatert lagringsmetode, som å ta utskrifter av viktige dokumenter og lagre dem i permer. «Back to basic» her med andre ord.
– Men vi har selvsagt gjort andre tiltak også, som endring av noen av leverandørene og systemene vi bruker. Vi har tegnet cyberforsikring og sørget for at tiltakene våre tilfredsstiller kravene i forsikringen, sier han.
Og så har vi altså tatt i bruk Verji som det nye kommunikasjonssystemet vårt. Verji er langt sikrere enn e-post fordi det er kryptert og ikke tilgjengelig for hackere slik e-post er. Med tanke på at jeg nå vet at 90% av dataangrep kommer via e-post, vet jeg også at Verji kan bidra positivt på blodtrykket mitt.
Rune Kjelsnes, daglig leder i Malermesterfirma Emberland. Foto: Ida Kristin Vollum
Problemet Rune ønsket å få løst med Verji, var å få samlet kommunikasjonen på et sted, samtidig som han ville ha et verktøy han visste var sikkert. At Verji er kryptert og uavhengig av serverne til hans dataleverandør, gjør at han har informasjonen tilgjengelig om et lignende angrep skulle skje igjen. Han sier at det også var viktig for ham å slippe å tenke på GDPR. Nå vet han at alt er kryptert og det er ikke noe problem å sende sensitiv informasjon.
På spørsmål om hvordan det har vært å få samlet kommunikasjonen på et sted svarer han:
– Nå kan vi kommunisere med alle ansatte på en gang, i henhold til det prosjektet de er involvert i. Når alle er i samme prosjektrommet kan alle som er involvert, om det er de som utfører jobben, formannen eller oss på kontoret, ha full oversikt til enhver tid. Alle har tråden fra dag en til jobben er ferdig.
Spesielt med tanke på de som er ute i felten og utfører oppdragene og kun har mobilen tilgjengelig til kommunikasjon, er Verji enormt tidsbesparende.
Han forklarer at de har organisert kommunikasjonen i Verji i prosjektrom. De gir prosjektrommene navn med arbeidsordrenummer og det er det samme nummeret som de ansatte fører timene sine mot. Så de som jobber på et prosjekt vet at når de skal kommunisere i Verji, så har rommet samme nummer som prosjektet. Det betyr at det veldig sjelden blir feil i kommunikasjonen.
– Vi har også god dokumentasjon om det skulle bli noen spørsmål seinere. For da har vi dato og klokkeslett på bilder eller meldinger, som eksempelvis kan vise eksterne årsaker til forsinkelser. Så blir det ingen spørsmål.
Han forteller at de tidligere brukte mye tid på å leite fram slik dokumentasjon, fordi de ikke alltid hadde kontroll på hvordan ting var blitt sendt, hvem som hadde sendt og hvor det ble lagret. Ofte ble de sittende og lete i e-poster.
I arbeidshverdagen har Verji erstattet e-poster, tekstmeldinger, Facebook-meldinger og telefonsamtaler.
Å lete i e-poster har vært en stor tidstyv for oss, og nå er det redusert til et minimum. Sannsynligvis har vi totalt sett, spart flere ukers arbeid på å redusere tiden alle bruker på å lete etter e-poster.
– Jeg vil egentlig anbefale det til alle håndverksbedrifter. Det er jo ikke bare hos oss det har vært et sammensurium av telefonsamtaler, tekstmeldinger, e-post og Facebook-meldinger. Klarer en å samle alt dette i Verji og har en god struktur, så har en alt samlet og god dokumentasjon på historikken. Så alle burde egentlig brukt det.
Rune anbefaler oss også å snakke med arbeidsformannen, som styrer de forskjellige oppdragene de har.
Det er en glede å høre arbeidsformannen Adam Strauss snakke om Verji. Han får ikke understreket nok, hvor glad han er for å ha fått Verji som sitt kommunikasjonsverktøy.
Jeg er så glad for Verji-appen, for det gjør det så enkelt å holde oversikt over prosjektene og informere de på kontoret om hva som skjer.
Arbeidsformann Adam Strauss. Foto: Ida Kristin Vollum
– Oppstår det noe tar vi bilder, legger de i appen og alle de som trenger det får informasjonen om det som foregår. Og hvis min sjef har en beskjed om et prosjekt, får jeg og de som jobber på prosjektet raskt melding om det.
– Tidligere brukte vi mye mer tid. Jeg måtte kjøre rundt til prosjektene mye oftere enn det jeg gjør i dag. Nå kan noen bilder og meldinger være nok når det oppstår ting, eller om jeg lurer på status på et prosjekt. Og om jeg er ute og trenger noe fra kontoret sender jeg melding og får det med en gang.
Adam forteller at det blir mange færre telefonsamtaler. Og at det beste med det er at alt blir dokumentert, noe en telefonsamtale ikke blir.
Verji er det beste kommunikasjonsverktøyet vi har brukt. Det blir rett og slett god kommunikasjon.
Vi lurer på om Adam ville anbefalt Verji til andre i samme type stilling som ham, og han er ikke i tvil:
Jeg vil anbefale alle som er i lignende stilling som meg med ansvar for styringen av prosjekter, å bruke Verji. Det er supert for håndverkere. Alt blir mer organisert. Det blir mer og bedre kommunikasjon. Jeg kan åpne appen gå inn på et av prosjektene og ha full oversikt over hva som foregår.
Og når det gjelder full oversikt skyter også daglig leder Rune inn et poeng, helt til slutt.
– Jeg hadde nettopp tre uker ferie. Da kunne jeg likevel enkelt følge med på ting som skjedde, uten at det tok mye tid. Det gjorde det mye enklere når jeg kom tilbake på jobb. Tidligere hadde jeg da kanskje 150 e-poster å få kontroll på, for å få oversikt over prosjekter. Nå kunne jeg enkelt gå inn på prosjektrommene og ha full oversikt. Her ligger alt som har skjedd på rekke og rad, og jeg slipper å leite fram kanskje 10 e-poster for å få oversikt over et enkelt prosjekt.
Daglig leder i Aktiv Regnskapsbyrå Tromsø forteller hvordan Verji gjør hverdagen deres mer effektiv når de behandler mye sensitiv informasjon.
Hør styreleder Ståle Risa forklare hvorfor 24SevenOffice satser på Verji Tech, og hvordan de vil integrere Verji med 24SevenOffice sine systemer.
Daglig leder, Anita Farnia Lilleland, sier at noe av det viktigste med Verji er at det er lav terskel for å komme i gang for kunder.
