Marina Jacobsen, verkställande direktör Adminsenter AS
Ända sedan Marina Jacobsen startade Adminsenter 2012 har hon varit engagerad i bra digitala lösningar. Det här är rätt väg att gå för att skapa en modern redovisningsbyrå, menar hon. Den utmaning de ville lösa när de började använda Verji var att göra det säkert och enkelt att utbyta personuppgifter.
När Marina startade 2012 skötte de bokföringen på traditionellt sätt med fysiska verifikationer. Men de ville öka effektiviteten för både sig själva och sina kunder genom digitalisering och var snabba med att börja använda den molnbaserade redovisningslösningen PowerOfficeGo.
En utmaning som de ännu inte hade någon bra lösning på var att utbyta personuppgifter på ett säkert sätt så att de och deras kunder uppfyllde kraven i GDPR och personuppgiftslagen, säger Marina.
Det var främst för våra kunders skull som vi investerade i Verji, för att säkerställa att de skickar personuppgifter till oss på ett säkert sätt, men också för att underlätta för oss själva i samband med GDPR.
Innan vi berättar mer om detta vill vi veta mer om Adminsenter.
– Vi vill vara kända för att arbeta på ett modernt sätt. Vi sköter bokföringen löpande så att vi kan leverera färska siffror. Kunderna ska kunna gå in i bokföringssystemet och se siffror som bara är några dagar gamla. Målet är att vara på hela tiden, så att företagaren inte behöver göra något onödigt arbete. Vi vill utveckla det här flödet maximalt i samarbete med kunden, säger Marina.
Det är inte utan anledning som Marina valde namnet Adminsenter när hon startade upp. Hon ville att det skulle vara mer än en traditionell redovisningsbyrå.
– Vi kommer att avlasta kontorsarbete så att våra kunder inte behöver anställa någon för sådana uppgifter.
De erbjuder därför allt inom ekonomi såsom rådgivning, redovisning, lön, årsbokslut och support för PowerOffice. Dessutom hjälper de till med andra administrativa uppgifter som anställningsavtal, tjänstledigheter och beställningar av HSE-kort.
Idag har Adminsenter tre anställda, men Marina säger att målet är att växa, kanske till och med fördubbla sin storlek.
– Men vi vill inte bli för stora, eftersom det är viktigt för oss att behålla den personliga kundservicen. Om vi blir för stora kan vi tappa kontrollen över våra kunder och processer.
Med bra digitala verktyg som en viktig strategi och den utmaning Marina såg med utbytet av personuppgifter, var det naturligt för dem att använda Verji.
Vi använde oss av krypterad e-post, vilket var svårt för många av våra mottagare om de inte använde Microsoft. Och kunderna kunde inte skicka krypterade e-postmeddelanden till oss. Det är ju trots allt oftast kunderna som skickar personuppgifter till oss och inte tvärtom. Vi insåg att de inte hade vidtagit åtgärder för att skicka dessa på ett säkert sätt, säger Marina.
Med Verji säkerställer de att båda parter enkelt kan skicka personuppgifter på ett enkelt sätt och därmed följa lagstiftningen och undvika böter.
Hon berättar att det har tagit lite tid att få igång en del av kunderna, vilket alltid är en utmaning när nya system och rutiner ska införlivas. Men när de väl är igång sker det mesta av kommunikationen i Verji. Och hon säger:
Särskilt de som är vana vid att arbeta digitalt tycker att det är superkul, och det gäller allt fler av våra kunder eftersom vi också har digitaliserat deras konton åt dem.
En av de funktioner som Marina gillar med Verji och som effektiviserar deras kommunikation är att flera av deras medarbetare kan vara i samma kundrum och se hela historiken.
Slutligen berättar hon att hon tycker att Verji-appen är bra och att hon gillar tillägget av videofunktionen.
– Om du diskuterar något i meddelandetjänsten och inser att det är enklare att byta till ett videomöte för att fortsätta diskussionen, är det enkelt med den nya videofunktionen.
