Marina Jacobsen, daglig leder Adminsenter AS
Helt siden Marina Jacobsen startet Adminsenter i 2012, har hun vært opptatt av gode digitale løsninger. Dette er veien å gå for å skape et moderne regnskapsbyrå, mener hun. Utfordringen de ønsket å løse da de tok i bruk Verji, var å gjøre det trygt og enkelt å utveksle personopplysninger.
Da Marina startet opp i 2012 drev de med tradisjonell bokføring med fysiske bilag. Men de ønsket økt effektivitet både for dem og kundene gjennom digitalisering, og var raskt ute med å ta i bruk den skybaserte regnskapsløsningen PowerOfficeGo.
En utfordring de ikke hadde en god løsning på enda, var utveksling av personopplysninger på en trygg måte, slik at de og kundene overholdt GDPR og personopplysningsloven, forteller Marina.
Det var først og fremst for våre kunder vi investerte i Verji, for å sørge for at de sender personopplysninger til oss på en trygg måte, men også for å gjøre det enklere for oss selv i forhold til GDPR.
Før vi hører mer om dette, vil vi vite mer om Adminsenter.
– Vi ønsker å være kjent for å jobbe på en moderne måte. Vi fører regnskapene kontinuerlig, slik at vi kan levere ferske tall. Kundene skal selv kunne gå inn i regnskapssystemet og se tall som bare er noen dager gamle. Målet er å hele tida være på, slik at bedriftseier slipper overflødig arbeid. Vi ønsker å utvikle denne flyten maksimalt i samarbeid med kunde, sier Marina.
Det er ikke uten grunn at Marina valgte navnet Adminsenter da hun startet opp. Hun ville at det skulle være mer enn et tradisjonelt regnskapsbyrå.
– Vi vil avlaste med kontorarbeid, slik at våre kunder kanskje ikke trenger ansette noen for slike oppgaver.
De tilbyr derfor alt innen økonomi som rådgivning, regnskap, lønn, årsoppgjør og support for PowerOffice. Men i tillegg bidrar de også med andre administrative oppgaver som for eksempel arbeidskontrakter, permisjoner og HMS-kort-bestillinger.
I dag har Adminsenter tre ansatte, men Marina forteller at de har et mål om å vokse, kanskje til dobbel størrelse.
– Men vi vil ikke bli for store, fordi det er viktig for oss å beholde den personlige kundeservicen. Blir vi for store kan vi miste kontroll på kunder og prosesser.
Med gode digitale verktøy som en viktig strategi og utfordringen Marina så at de hadde med utvekslingen av personopplysninger, var det naturlig for dem å ta i bruk Verji.
Vi brukte kryptert e-post, og det var vanskelig for mange av våre mottakere om de ikke brukte Microsoft. Og kundene kunne ikke sende kryptert til oss. Det er jo stort sett kundene som sender personopplysninger til oss og ikke motsatt. Vi erfarte at de ikke gjorde tiltak for å sende disse på en trygg måte, forteller Marina.
Med Verji sikrer de at begge parter enkelt kan sende personopplysninger på en enkel måte, og dermed overholde lovverket og unngå bøter.
Hun forteller at det har tatt litt tid å få noen av kundene i gang, noe som alltid er en utfordring når nye systemer og rutiner skal innarbeides. Men når de kommer i gang går mesteparten av kommunikasjonen i Verji. Og hun sier:
Spesielt de som er vant med å jobbe digitalt synes det er superkjekt, og det gjelder jo flere og flere av våre kunder siden vi også har digitalisert regnskapene for dem.
En av de funksjonene som Marina liker ved Verji og som effektiviserer kommunikasjonen deres, er at flere av de ansatte kan være med i samme kunderom og få med seg hele historikken.
Til slutt forteller hun at hun synes Verji-appen har blitt superbra og at hun liker at videofunksjonen har kommet til.
– Om man diskuterer noe i meldinger og ser at det er enklere å gå over i videomøte for å diskutere videre, er det enkelt med den nye videofunksjonen.
