Regnskapshus 24
Innan Verji introducerades var det ganska omständligt för både revisorn och kunden att skicka personuppgifter och lönedata. Införandet av Verji innebar en betydande förenkling för både revisorer och kunder och därmed en ökad effektivitet.
Reinhard Witt kom från Tyskland till Namsos 2006, han har en examen i agronomi och började som redovisningskonsult på Flatanger Regnskapskontor. Reinhard byggde upp sin kunskap genom att studera redovisning på BI i Oslo och blev auktoriserad revisor 2012. Efter att ha arbetat för Sparebanken Regnskapshus i ett år bestämde sig Reinhard för att starta sin egen redovisningsbyrå 2015, först som enskild firma innan han omvandlade den till ett aktiebolag 2019. Sedan starten har företaget vuxit från en till dagens fyra anställda. Reinhard letar nu efter medarbetare nummer fem och ser framför sig ytterligare tillväxt under de kommande åren i takt med att de får en god tillströmning av nya kunder.
Regnskapshus 24 har kunder inom många olika branscher, men en tydlig dominans inom turism- och restaurangbranschen baserat på Reinhards nätverk. Regnskapshus 24 har genomgått en stor förändring sedan starten, från att det mesta levererades på papper till att det idag bara är ett fåtal kunder i Namsosområdet som kommer förbi med sina papper, medan de allra flesta kunderna är online.
Tillväxten i antalet kunder sker dels genom referenser från befintliga kunder, dels genom marknadsföring av byrån på nätet via Google, annonser på E 24 och Regnskapsklinikken.no. Det faktum att all verksamhet numera sker elektroniskt gör det också mycket lättare att växa och Regnskapshus 24’s kundbas sträcker sig från Oslo till Tromsö.
En annan fördel med att allt är elektroniskt idag är att det är så lätt att dokumentera vad som har avtalats, till skillnad från förr då mycket information skickades över telefon, särskilt om det var personuppgifter som krävde kryptering. Innan Verji infördes var det ganska omständligt när antingen revisorn eller kunden skulle utbyta personuppgifter och lönedata. Rutinen var att skriva innehållet i Word och spara dokumentet som en PDF med ett lösenord innan det skickades. Ett fast lösenord avtalades sedan med den enskilda kunden, och revisorn var sedan tvungen att komma ihåg att använda rätt lösenord för den enskilda kunden. Kunderna glömde också sina lösenord och skickade personuppgifter utan kryptering, med risk för både ryktesförlust och böter på upp till 4% av omsättningen för brott mot personuppgiftslagen.
Den norska dataskyddsmyndigheten rekommenderade så småningom att man skulle gå ifrån PDF-krypteringsmetoden, och idag skriver de följande om PDF-kryptering på sin webbplats:
Kryptering av enskilda filer
”Om det vid överföring av enskilda filer inte är möjligt att kryptera e-postmeddelandet, eller att vara säker på att e-postöverföringen är krypterad, kan det vara ett alternativ att använda krypteringsmekanismer som är inbyggda i programvara. Eksempler på dette er 7zip, PDF eller MS Office av nyere sort. Dessa stöder AES 256.
Krypteringsnyckeln måste skyddas och skickas separat till mottagaren. Ett alternativ är att skicka nyckeln som ett SMS eller muntligen över telefon. Men detta måste riskbedömas och vi rekommenderar endast att göra detta i enskilda fall när det inte är möjligt att kryptera själva kommunikationen. Utmaningar är att man kan sakna kontroll över slutpunkter och att man inte kan skydda sig mot avlyssning.”
Källa: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/virksomhetenes-plikter/informasjonssikkerhet-internkontroll/kryptering/
Som ett led i det löpande effektiviseringsarbetet undersökte Reinhard krypterade kommunikationslösningar och valde Verji på grund av användarvänligheten i kombination med den höga säkerhetsnivån med bland annat Bank ID-verifiering, Vipps-inloggning och end-to-end-kryptering. Att Verji dessutom har en app för mobiltelefoner så att det är enkelt att använda för kunder som ofta är på resande fot, samt ett förmånsavtal med branschorganisationen Regnskap Norge, gav en extra trygghet i att Verji var ett bra val. Nu när bolaget har kvalitetskontroll från Regnskap Norge är de trygga med att kommunikationsdelen av kontrollen sköts på ett bra sätt.
Införandet av Verji innebar en betydande förenkling för både revisorer och kunder och därmed en ökad effektivitet.
På frågan om hur det har varit att få kunderna att använda Verji har det varit så att de flesta börjar använda det direkt, medan kunder som inte är så vana vid datorer får påminnas tre-fyra gånger innan de fattar grejen. E-post har etablerats under flera decennier och personer som inte tidigare har använt chattlösningar som Messenger eller Whatsapp kommer i vissa fall att vara tveksamma till att använda modernare verktyg.
För norska kunder är det enkelt att identifiera sig med Bank-ID och Vipps, medan utländska kunder identifierar sig med en kombination av e-post och mobilkod. När kunderna väl har kommit in i Verji är det mycket enkelt att använda och de får också information om att det finns en app för mobiltelefonen, vilket fungerar utmärkt för dem som ofta är på resande fot.
När det gäller användningen av support på Verji är systemet så enkelt och intuitivt att behovet av support har varit minimalt. Reinhard upplever att de som är vana vid att arbeta i olika IT-system lär sig det väldigt snabbt, och han ser Verji som ett nyckelsystem i verksamheten för framtiden.
VD:n för Aktiv Regnskapsbyrå Tromsø förklarar hur Verji gör det dagliga arbetet mer effektivt när de hanterar mycket känslig information.
Hör styrelseordförande Ståle Risa förklara varför 24SevenOffice investerar i Verji Tech och hur de kommer att integrera Verji med 24SevenOffice system.
VD Anita Farnia Lilleland säger att en av de viktigaste sakerna med Verji är att det finns en låg tröskel för kunderna att komma igång.
