REGNSKAPSHUS 24 EFFEKTIVISERTE DRIFTEN MED VERJI

Reinhard Witt kom fra Tyskland til Namsos i 2006, han er utdannet sivilagronom og begynte som regnskapskonsulent i Flatanger Regnskapskontor. Reinhard bygget opp sin kunnskap ved å ta regnskapsstudie på BI i Oslo, og ble i 2012 autorisert regnskapsfører. Etter å ha jobbet et år i Sparebanken Regnskapshus bestemte Reinhard seg for å starte eget regnskapskontor i 2015, da først som enkeltpersonforetak før han i 2019 gjorde det om til aksjeselskap. Siden starten har selskapet vokst fra en til dagens fire ansatte. Reinhard søker nå etter ansatt nummer fem, og ser for seg videre vekst i årene fremover da de opplever god pågang av nye kunder.

Regnskapshus 24 har kunder i mange ulike bransjer, men en klar overvekt innenfor turisme og restaurantbransjen med utgangspunkt i nettverket til Reinhard. Regnskapshus 24 har sett en stor endring siden etableringen, fra at det meste ble levert på papir til at det i dag kun er noen få kunder i Namsos området som kommer innom med papirene, mens det store flertallet av kunder er nettbaserte.

Veksten i antall kunder skjer dels via referanser fra eksisterende kunder, og dels via markedsføring av byrået på internett via Google, annonser på E 24 og Regnskapsklinikken.no. Det at alle operasjoner i dag går elektronisk gjør det også mye lettere å vokse, og kundemassen hos Regnskapshus 24 strekker seg fra Oslo til Tromsø.

En annen fordel med at alt i dag er elektronisk er at det er så lett å dokumentere hva som er avtalt, i motsetning til tidligere hvor mye informasjon kom på telefonen, spesielt hvis det var personopplysninger som hadde krav til kryptering. Før Verji ble innført var det nemlig ganske tungvint når enten regnskapsfører eller kunde skulle utveksle personopplysninger og lønnsdata. Rutinen var å skrive innholdet i word og lagre dokumentet som PDF med passord før det ble sent. Det var da avtalt et fast passord med den enkelte kunde, og regnskapsfører måtte da huske å bruke riktig passord på den enkelte kunde. Kundene glemte seg også ut og sendte rett som det var personopplysninger uten å kryptere, med risikoen det representerer for både omdømmetap og gebyr inntil 4 % av omsetning for brudd på personopplysningsloven.

Datatilsynet anbefalte etter hvert også å gå bort fra metoden med PDF kryptering, og de skriver i dag følgende om PDF kryptering på sine nettsider:

Kryptering av enkeltfiler

«Dersom man ved overføring av enkeltfiler ikke har mulighet til å kryptere e-posten, eller kan være sikker på at e-postoverføringen er kryptert, kan det være et alternativ å bruke krypteringsmekanismer som er innebygd i programvare. Eksempler på dette er 7zip, PDF eller MS Office av nyere sort. Disse støtter AES 256.

Krypteringsnøkkelen må sikres og sendes separat til mottaker. Et alternativ er å sende nøkkelen som SMS eller muntlig over telefon. Men dette må risikovurderes og vi anbefaler kun å gjøre dette i enkelttilfeller når man ikke har mulighet til å kryptere selve kommunikasjonen. Utfordringer er at man kan mangle kontroll på endepunkter og at man ikke kan sikre seg mot avlytting.»

Kilde: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/virksomhetenes-plikter/informasjonssikkerhet-internkontroll/kryptering/

Vil du vite mer om Verji? Les mer her.

Som en del av det løpende arbeidet med effektivisering, kartla Reinhard krypterte kommunikasjonsløsninger og valgte Verji grunnet enkelheten i bruk, kombinert med det høye sikkerhetsnivået som inkluderer Bank-ID verifisering, Vipps innlogging og ende til ende kryptering. Det at Verji i tillegg har app for mobiltelefon slik at det er enkelt å bruke for kunder som er mye på farten, samt fordelsavtale med bransjeorganisasjonen Regnskap Norge, gav en ekstra trygghet på at Verji var et godt valg. Når selskapet nå har kvalitetskontroll av Regnskap Norge så er de trygge på at kommunikasjonsdelen av kontrollen er ivaretatt på en god måte.

På spørsmål om hvordan det har vært å få kundene til å ta i bruk Verji, så har det vært slik at de fleste tar det i bruk med en gang, mens kunder som ikke er så vant med data må påminnes både tre og fire ganger før det sitter. E-post er jo etablert over flere tiår, og personer som ikke tidligere har benyttet chat løsninger som f.eks. Messenger eller Whatsapp, vil i noen tilfeller vegre seg for å ta i bruk mer moderne verktøy.

Norske kunder synes det fungerer greit å legitimere seg med Bank-id og Vipps, mens utenlandske kunder legitimeres med kombinasjon av e-post og kode til mobiltelefon. Når kundene er kommet inn på Verji synes de det er veldig enkelt i bruk, de opplyses også om at det finnes app til mobilen noe som fungerer glitrende for de som er mye på farten.

Når det gjelder bruk av support hos Verji så er systemet såpass enkelt og intuitivt at support behovet har vært minimalt. Reinhard opplever at de som er vant med å jobbe i ulike it systemer tar dette veldig kjapt, og han ser Verji som et sentralt system i virksomheten for fremtiden.