Viego AS
Under 2020 genomförde Viego Regnskap AS en bedömning av hur bolaget skulle uppfylla kraven i GDPR och den nya personuppgiftslagen, kopplat till att traditionell e-post inte längre kunde användas för att utbyta personuppgifter. I ett nyhetsbrev från Accounting Norway uppmärksammades de på att problemet kunde lösas enkelt och till ett rimligt pris genom att använda den krypterade kommunikationslösningen Verji.
Viego Regnskap AS ägs av de anställda och VD Helge Stornes är huvudaktieägare. Helge berättar att de har tio anställda och att de i år har en omsättning på ca. 10 millioner kroner. Åtta medarbetare är baserade i Kvadraturen i Kristiansand, en i Polen och en i Filippinerna. Bra elektroniska lösningar gör att de två medarbetare som flyttat från Norge arbetar lika effektivt som om de hade suttit på kontoret i Kristiansand.
Viego Regnskap har idag ett brett spektrum av kunder från många branscher. Restaurangbranschen, detaljhandeln, hantverkare, läkare, tandläkare, bloggare, olika serviceyrken, frivilligorganisationer, bostadsrättsföreningar och holdingbolag utgör huvuddelen av kundportföljen.
När Helge bestämde sig för att införa Verji var han spänd på att se hur kunderna skulle reagera på att behöva använda ett nytt system. Nu är man inne på sitt tredje år med Verji och erfarenheten visar att det inte har varit några problem att få kunderna att kommunicera via Verji. Medarbetarna berättar att kunderna generellt sett har förstått att det finns lagkrav på utbyte av personuppgifter och de uppfattar det som positivt och professionellt att redovisningsbyrån underlättar säker kommunikation. ”De kunder som inte har hört talas om GDPR och personuppgifter har inte heller varit något problem”, säger Helge, ”de litar på vad vi säger i ämnet eftersom vi är den professionella parten.
Helge inser att allt mer kommunikation behöver krypteras via Verji för att minska risken för dataintrång. De använder för närvarande Evry som IT-leverantör och upplevde nyligen att de var utan tillgång till ett antal system i 3-4 veckor när Evry utsattes för ett lösenvirus. Attacken kom mitt under den årliga avräkningen, vilket gjorde det extra frustrerande att förlora tillgången till viktiga system. Lyckligtvis undgick de dataförlust i samband med attacken. De har bra planer för att hantera dataattacker och anser att företag idag behöver ha plan A, B och C för att skydda sin verksamhet, med tanke på de olika dataattacker som organisationer kan utsättas för.
Dagens företag måste ha planer A, B och C för att skydda sin verksamhet, med tanke på de olika dataattacker som organisationer kan utsättas för.
Viego Regnskap ser en trend där större kunder av kostnadsskäl flyttar ut delar av redovisningen från Norge, till exempel till Polen. Lönerna fasas dock inte ut utan hanteras i Norge, och det är inom löneområdet som Verji används i absolut störst utsträckning. De betalar aldrig ut löner utan att lönen är godkänd via Verji av en person hos kunden. Lönebesked skickas också krypterat via Verji till kunderna.
Viego Regnskaps största lönekund har flera tusen anställda på restauranger över hela Norge och är organiserad i 45 aktiebolag. Tre medarbetare arbetar med denna kund och Verji används i kommunikationen med de olika distriktscheferna vid kommunikation om löneunderlag och godkännande av löner innan körning.
Verji är också användbart när man kommunicerar med olika revisorer, och inte minst när man får nya kunder och behöver information från sin tidigare revisor.
På frågan om hans erfarenheter av support säger Helge att Verji har varit relativt självförklarande så de har inte behövt någon support.
Verji har nyligen lanserat ny funktionalitet för att enkelt signera dokument med Bank ID i krypterade kommunikationsrum, och Helge berättar att de framöver kommer att använda denna funktionalitet för att signera uppdragsavtal, databehandlingsavtal, betalningsavtal etc. med kunder.
Sammanfattningsvis är Helge nöjd med att Viego Regnskap har gjort de nödvändiga anpassningarna till regelverket och därmed inte behöver oroa sig för böter och ryktesförlust i samband med brott mot personuppgiftslagen. NRK skriver den 14 juli att många små och medelstora företag bryter mot lagen varje dag eftersom de använder e-post, som inte är en godkänd meddelandetjänst när det gäller utbyte av personuppgifter. Line Coll, direktör för norska datainspektionen, säger i artikeln att de förväntar sig att alla organisationer som behandlar personuppgifter vidtar åtgärder. Enligt Coll är de mycket tydliga med att även små och medelstora företag måste följa regelverket, och varnar för att det inte är otänkbart att de även kommer att granska mindre organisationer. Les hele artikkelen her.
VD:n för Aktiv Regnskapsbyrå Tromsø förklarar hur Verji gör det dagliga arbetet mer effektivt när de hanterar mycket känslig information.
Hör styrelseordförande Ståle Risa förklara varför 24SevenOffice investerar i Verji Tech och hur de kommer att integrera Verji med 24SevenOffice system.
VD Anita Farnia Lilleland säger att en av de viktigaste sakerna med Verji är att det finns en låg tröskel för kunderna att komma igång.
