Viego AS
Viego Regnskap AS gjorde i 2020 vurdering av hvordan bedriften skulle ivareta kravene i GDPR og ny personopplysningslov, knyttet til at tradisjonell e-post ikke lenger kunne benyttes til utveksling av personopplysninger. I et nyhetsbrev fra Regnskap Norge ble de oppmerksom på at problemet kunne løses enkelt, og til en fornuftig pris, ved å ta i bruk den krypterte kommunikasjonsløsningen Verji.
Viego Regnskap AS er eid av de ansatte og Daglig leder Helge Stornes er hovedaksjonær. Helge sier de er ti ansatte som i år omsetter for ca. 10 millioner kroner. Åtte ansatte holder til i Kvadraturen i Kristiansand, en i Polen og en på Filippinene. Gode elektroniske løsninger gjør at de to ansatte som flyttet fra Norge jobber like effektivt som om de hadde vært på kontoret i Kristiansand.
Viego Regnskap har i dag et bredt utvalg kunder fra mange bransjer. Restaurantbransjen, varehandel, håndverkere, leger, tannleger, bloggere, forskjellige serviceyrker, frivillige organisasjoner, sameier og holdingselskaper utgjør mesteparten av kundeporteføljen.
Når Helge besluttet å innføre Verji var han spent på hvordan kundene ville se på at de måtte ta i bruk et nytt system. De bruker nå Verji på tredje året, og erfaringene er at det har vært null problemer knyttet til å få kundene til å kommunisere på Verji. De ansatte sier at kundene stort sett har fått med seg at det er lovkrav til utveksling av personopplysninger, og de oppfatter det positivt og profesjonelt at regnskapsbyrået tilrettelegger for sikker kommunikasjon. De kundene som ikke har hørt om GDPR og personopplysningen har heller ikke vært noe problem sier Helge, de stoler på det vi sier om temaet da vi er den profesjonelle part.
Helge ser at mer og mer av kommunikasjonen må krypteres via Verji for å ta ned risikoen for dataangrep. De bruker i dag Evry som IT leverandør og opplevde for en tid tilbake å være uten tilgang til en rekke systemer i 3-4 uker forbindelse med at Evry ble utsatt for løsepengevirus. Angrepet kom midt i årsoppgjøret som gjorde det ekstra frustrerende å miste tilgang til viktige systemer. Heldigvis unngikk de tap av data i forbindelse med angrepet. De har gode planer for å håndtere dataangrep, og tenker at bedrifter i dag må ha både plan A, B og C for å ivareta driften, gitt ulike dataangrep virksomheter kan bli utsatt for.
Bedrifter i dag må ha både plan A, B og C for å ivareta driften, gitt ulike dataangrep virksomheter kan bli utsatt for.
Viego Regnskap ser en trend der større kunder flytter deler av regnskapsfunksjonen sin ut av Norge av kostnadshensyn, til f.eks Polen. Lønn blir imidlertid ikke faset ut og håndteres i Norge, og det er innenfor lønnsområdet at Verji er desidert mest i bruk. De betaler aldri ut lønn uten at lønnen er godkjent via Verji av en person hos kunden. Lønnslipper sendes også kryptert via Verji til kundene.
Den største kunden Viego Regnskap har på lønnsområdet har flere tusen ansatte fordelt på restauranter over hele Norge, og er organisert i 45 aksjeselskaper. De er tre ansatte som jobber med denne kunden, og Verji brukes i kommunikasjonen med de ulike distriktssjefene når det kommuniseres rundt lønnsgrunnlag og godkjenning av lønn før kjøring.
Verji er også nyttig i kommunikasjonen med ulike revisorer, og ikke minst når de får nye kunder og skal ha informasjon oversendt fra tidligere regnskapsfører.
På spørsmål om erfaringene med support sier Helge at Verji har vært relativt selvforklarende så de har ikke hatt behov for support.
Verji har nylig lansert ny funksjonalitet for å enkelt signere dokumenter med Bank-ID i krypterte kommunikasjonsrom, og Helge sier de fremover vil ta denne funksjonaliteten i bruk for å signere oppdragsavtaler, databehandleravtaler, betalingsavtaler osv. med kunder.
Oppsummert er Helge tilfreds med at Viego Regnskap har gjort de nødvendige tilpasningene til regelverket, og dermed ikke trenger å bekymre seg for bøter og omdømmetap knyttet til brudd på personopplysningsloven. NRK skriver 14. juli at mange små og mellomstore bedrifter bryter loven hver dag, fordi de bruker e-post som ikke er en godkjent meldingstjeneste når det er snakk om utveksling av personopplysninger. Direktør i Datatilsynet, Line Coll, sier i artikkelen at de forventer at alle virksomheter som behandler personopplysninger gjør tiltak. Ifølge Coll er de veldig klare på at også små og mellomstore bedrifter skal etterleve regelverket, og varsler at det ikke er utenkelig at de kommer på tilsyn også i mindre virksomheter. Les hele artikkelen her.
Daglig leder i Aktiv Regnskapsbyrå Tromsø forteller hvordan Verji gjør hverdagen deres mer effektiv når de behandler mye sensitiv informasjon.
Hør styreleder Ståle Risa forklare hvorfor 24SevenOffice satser på Verji Tech, og hvordan de vil integrere Verji med 24SevenOffice sine systemer.
Daglig leder, Anita Farnia Lilleland, sier at noe av det viktigste med Verji er at det er lav terskel for å komme i gang for kunder.
