RINGERIKE & HADELANDS REGNSKAPSERVICE ØKTE PRODUKTIVITETEN VED SAMHANDLING I VERJI!

Når det gjelder fremtidsplaner for selskapet, sier Anita at de fortsatt vil vokse litt til. Samtidig er de tydelige på at de ikke skal bli et tradisjonelt «stort regnskapsbyrå» som mister den nærheten de har til kundene.

I sin kundekommunikasjon, har Ringerike & Hadeland Regnskapsservice benyttet Verji i snart to år. Før de innførte Verji benyttet de kryptert e-post fra Microsoft, og det var tre hovedgrunner til at de besluttet å endre på dette.

• For det første ønsket de et høyere sikkerhetsnivå enn e-post, spesielt med tanke på å unngå falske betalingsinstruksjoner, såkalt daglig leder svindel. De har førstehånds erfaring med dette, etter at de mottok en e-post fra en kunde med betalingsinstruksjoner. Etter noen e-poster frem og tilbake for å avklare detaljer knyttet til transaksjonen, reagerte regnskapsføreren på at kunden formulerte seg annerledes enn vanlig, hun ante uråd og ringte kunden. Det viste seg at kunden var på hytta, hennes e-post var hacket, og det var hackeren som kommuniserte med regnskapsbyrået.
• Det andre var at de ønsket å ivareta Datatilsynets krav om at virksomheter må tilrettelegge for kryptert mottak av kommunikasjon som inneholder personopplysninger. Dette gjelder når kunder på eget initiativ skal sende informasjon til virksomheten.
• Det tredje handlet om økt produktivitet knyttet til effektiv samhandling. Anita sier at det er antageligvis få av oss som i dag ville sende e-post til venner og familie for å samhandle om f.eks. neste sommerferie. De fleste vil antagelig bruke gruppekommunikasjon i Facebook Messenger eller lignende systemer, da samhandlingen blir mye mer effektiv enn å sende e-poster frem og tilbake. Anita stilte seg spørsmålet om hvorfor de ikke skulle ha det like effektivt på jobben? Hun opplever Verji som næringslivets «Facebook Messenger», med den forskjell at man har kun inviterte og verifiserte brukere, er fri for spam og reklame samt at man har de administrasjons, sikkerhets og innstillingsmuligheter man behøver på jobben. RHR har lagd en struktur i Verji hvor hver enkelt kunde har ulike rom knyttet til fagområder. For eksempel et rom for remittering, et rom for lønn, et rom for regnskap og et rom for revisjon. De enkelte ansatte som hører inn under de forskjellige tema deltar i relevante rom sammen med person(er) fra kunden. Denne organiseringen gir økt produktivitet, hvor et eksempel er at kunden deltar i rommet med revisor og kan følge med på den kommunikasjonen regnskapsfører har med revisor. Dermed spares tid på oppdatering av kunde. Et annet eksempel er at de deltar typisk tre ansatte i kunderom hvor en ansatt har ansvar for rommet mens de to andre slår av varslinger for rommet. Når den som er romansvarlig har ferie eller er syk, så er det enkelt for en av de to andre å skru på varsler for rommet og fortsette på oppgavene. Betydelig effektivisering sammenlignet med når kunder sendte e-post til enkeltpersoner.

På spørsmål om hvordan det var å komme i gang med Verji sier Anita følgende. Det gikk egentlig veldig greit, selv om det var litt motstand fra kundene i begynnelsen knyttet til å forholde seg til «enda en plattform». Det tok litt tid før kundene synes det var naturlig å sende til oss på Verji, og vi la derfor opp lenke på vår nettside direkte til Verji slik at det ble enkelt for kundene. Når kunder i begynnelsen glemte seg og sendte f.eks. lønnsgrunnlaget på e-post, svarte vi kunden på e-posten og bad kunden sende lønnsgrunnlaget på Verji slik at vi kunne starte med lønnskjøringen. Vi bekreftet ikke mottak av lønnsgrunnlaget før det var mottatt i Verji.

Når det gjelder support opplever Anita å få rask respons, de opplever imidlertid Verji såpass intuitivt at det er ikke mange gangene de har kontaktet support.

Verji `s mobilapp brukes hyppig av ansatte for å kunne svare kjapt på henvendelser. Blant kundene er det todelt, noen kunder elsker mobilapp og bruker den aktivt f.eks.ved å ta bilde av kvitteringer for utlegg direkte i regnskaps rom, mens andre kunder foretrekker å kommunisere fra sin PC i kontortiden.

Oppsummert sier Anita at noe av det viktigste med Verji er at det er lav terskel for å komme i gang for kunder. Vi sammenligner Verji med Messenger når vi introduserer systemet til kunder. Vi opplever at kundene synes det er greit med samme opplegget som Messenger, der vi oppretter grupper og kommuniserer i de gruppene.