ADVOKATFIRMAET LINDSTRØM EFFEKTIVISERTE KUNDEIDENTIFIKASJON OG KOMMUNIKASJON MED VERJI

Vibeke Lindstrøm etablerte Advokatfirmaet Lindstrøm i januar 2009 i Tromsø, i anledning at hun etablerte seg i et kontorfellesskap med andre selvstendige advokater.

Advokatfirmaet Lindstrøm har spesialisert seg innen personskadesaker, trygd, samt barn og familierett. Vibeke har jobbet med personskader siden 2003, og de første 6-7 årene som advokat var det hovedsakelig personskader hun jobbet med, slik at dette er primærkompetansen. Hun ønsket å jobbe med andre områder i tillegg, og når hun etablerte eget selskap var det derfor naturlig å utvide med familierett og trygderett, som også var områder av interesse. En av de ansatte hadde tidligere jobbet i NAV klageinstans, og de påtok seg derfor mye NAV saker og bygget opp høy kompetanse også innenfor dette feltet. Når det gjelder familierett benytter Bufetat advokatfirmaet til mekling mellom foreldre, og de håndterer derfor også en del foreldretvister.

Ca. 70 % av kundene er lokale, mens resterende kommer fra rundt omkring i landet. Som regel er kunder fra andre steder henvist fra advokater som mener at klienten vil være tjent med å benytte Advokatfirmaet Lindstrøm på sin sak. Personskade saker går ofte over tid slik at klienter også flytter, og dermed har de personskadesaker fra hele Nord Norge.

Vibeke opplever at rollen som advokat har endret seg i forhold til endrede reguleringer og lovkrav, slik at det er mye mer administrasjon i dag i forhold til når hun begynte som Advokat. Hun sier at firmaet må ha gode rutiner, og man må bare lære seg det som skal til for å være i tråd med regelverket. Et eksempel på disse endringene er kravene knyttet til elektronisk håndtering av personopplysninger. Når Vibeke begynte i bransjen, ble det meste sendt på e-post. I dag er e-post på mange måter utdatert og mer moderne kommunikasjonssystem tar over stadig mer. Disse opererer med betydelig høyere sikkerhetsnivå, og i samsvar med personopplysningsloven når personopplysninger skal utveksles, samt at effektivitet i arbeidsprosessene er ivaretatt i mye større grad.

I denne sammenheng har Advokatfirmaet Lindstrøm valgt den krypterte kommunikasjonsplattformen Verji som sin kommunikasjonsløsning, et valg Vibeke er veldig godt fornøyd med. Før Verji ble innført var det største problemet at kunder ikke kunne sende kryptert og sikkert til advokatfirmaet. Vibeke benyttet kryptert e-post og hadde dermed kontroll på det som hun sendte, mens klientene hadde ingen mulighet for sikker kommunikasjon når de skulle sende noe til advokatfirmaet. Det var veldig mye styr i forbindelse med sending av dokumenter i tradisjonell post, noe som var både tidkrevende og dyrt. Med Verji er kommunikasjonen løst på enkel måte, og med en betydelig tidsbesparelse.

Vil du vite mer om Verji? Les mer her.

Et annet viktig forhold som ivaretas av Verji er legitimering av kunde. Vibeke sier at det som er fint i Verji, er at før hun påtar seg et nytt oppdrag så opprettes kommunikasjon med kunden på Verji, hvor kunden må registrere seg med bank ID. Deretter tar kunden bilde av sin legitimasjon og sender i Verji. Dermed har hun full kontroll på ID og Bank-ID legitimering, før hun sender oppdragsbekreftelsen til kunden via Verji og etablerer kundeforholdet.

Vibeke benytter nå kun Verji og godtar ikke lengre manuelle legitimeringer. Dette har også med hvitvaskingsreglene å gjøre som ble strengere i 2018. Advokatfirmaet har som rutine at de skal ha ID dokumentert på alle kunder, og dette gjelder også nye saker på tidligere kunder. Vibeke sier at dette er spesielt viktig i de tilfellene kunder ikke møter fysisk på kontoret. De må sende kopi av legitimasjon så vi ser bilde og fødselsnummer før vi påtar oss oppdraget.

Før Verji ble innført gikk det med mye tid til klienter som etterlyste kopi av e-poster de ikke fant igjen. Mens Advokaten tidligere måtte lete frem kopi av e-posten og sende, ligger nå all kommunikasjonen i rekkefølge i saksrommet i Verji, slik at man ber bare klienten om å scrolle litt opp og så finner han all kommunikasjon som er sendt. Man slipper også endeløse leteaksjoner etter e-poster når man ikke husker hvilken e-post som inneholder informasjonen man leter etter. Henvendelsene som kommer fra klienter løses nå kjappere og enklere.

En annen flott funksjon i Verji er at du ser alltid tidspunktet klienten sist var i rommet, og du trenger dermed ikke tenke på om kommunikasjonen er sett av mottager.

Vibeke deltar selv i alle kunderom, og synes dette er en genial funksjon for å følge fremdrift på saker når hun ønsker å oppdatere seg. Det er veldig tidsbesparende og praktisk når de jobber flere på en sak, da alle kan kommentere på saken. Det er også lett å bytte ut ansatte som er involvert i saker på ulike rom. Vibeke sier at med e-post blir det veldig uoversiktlig i klientsystemet, det er bare så mye enklere å kommunisere med klientene i Verji.

Support er kostnadsfritt tilgjengelig i Verji både på nett og telefon, og Vibeke opplever at det fungerer veldig greit at klienter kan ringe direkte til Verji ved behov.