SLIK ØKTE VEKSTSELSKAPET TIDY ACCOUNT EFFEKTIVITET OG IT-SIKKERHET

Regnskapsbedriften Tidy Account AS ble etablert av Raymond Bergesen og rørleggerbedriften han jobbet i tilbake i 2010. De satte seg mål om å gå fra 0 til 10 millioner i omsetning på 10 år med forbehold om trygg og lønnsom vekst.

Raymond har siden etableringen bygget sten på sten og virksomheten har lykkes med vekst på ca. et årsverk i året, samtidig som lønnsomheten er ivaretatt. Tidy Account var også Gaselle bedrift i fire år på rad, noe de ansatte med god grunn er stolt av. Raymond er opptatt en sunn økonomi i bunn og at man skal ha oversikt på det man gjør. Dermed «rusher» de aldri vekst, men opplever samtidig at ballen ruller fortere og fortere, ved at kundetilstrømmingen er økende basert på anbefalinger fra eksisterende kunder.

I 2019 gjorde de grep med å endre navn, profil og anskaffe nye internettsider. Selskapet het tidligere Compenso Økonomi og de byttet navn til Tidy Account. Grepene gjorde at selskapet fremsto mer helhetlig, og siden den gang har pilene bare gått oppover. På høsten 2022 inngikk de et samarbeid med regnskapsbyrået Økopro, og kjøpte deretter opp dette selskapet, noe som satt en ekstra spiss på veksten det året. I år er det ansatt ytterligere tre nye, og dermed blir de nå 16 ansatte fordelt på kontorene i Trondheim og på Rissa.

Raymond er et prestasjonsorientert menneske og liker å realisere selskapets planer. Han ser for seg videre vekst i årene fremover og opplever dette å bygge bedriften litt som en hobby, hvor han tenker at hvor langt kan vi dra det, samtidig som målene skal nås med kvalitet. Raymond ser for seg nye lokasjoner, og ser ikke noe i veien for at Tidy Account kan bli dobbelt så stort som i dag. Samtidig må alt bygges innenfor trygge rammer.

Regnskapsbransjen opplever i dag økende konsolidering, hvor mange mindre regnskapsbyråer blir kjøpt opp eller går inn i større kjeder. Driverne bak denne utviklingen er blant annet økende krav som er lettere å oppfylle i et større miljø. For å oppfylle nye krav på en rasjonell og effektiv måte mener Raymond det er viktig å ikke være redd for å ta i bruk ny teknologi. Han sier det vil være en forutsetning for å lykkes fremover at man kontinuerlig ser etter hvordan ny teknologi kan bidra til å effektivisere alle prosesser slik at man jobber smart. Det handler om alt fra gode regnskapssystemer, til gode KS systemer for å håndtere lovpålagte krav, og ikke minst gode kommunikasjonssystemer slik som man nå har gjennom Verji med kryptert kommunikasjon.

Det er kjempeviktig for Tidy Account å ha de beste verktøyene på disse områdene. Kundene opplever også dette som positivt, da de ser at de får en stadig enklere hverdag i forhold til regnskapet sitt. Dette er nok en av grunnene til at Tidy Account blir anbefalt og opplever kundevekst.

Tidy Account bruker nå Verji Kryptert kommunikasjon på tredje året, og bakgrunnen for at Verji ble innført var at Raymond så et behov for å løse flere utfordringer når det gjaldt kommunikasjon mellom regnskapsfører og kunde. For det første var det tidkrevende å sende dokumenter med personopplysninger til kundene, da dette ikke kan sendes på tradisjonell e-post grunnet personopplysningsloven. Dokumenter ble derfor lagret som kryptert PDF med kode, hvoretter PDF ble sendt på e-post og kode sendt separat. Kundene var derimot ikke like bevisste på personopplysningsloven, og sendte rett som det var personopplysninger med krav til kryptering på vanlig e-post. Kryptert e-post var derfor ikke et fremtidsrettet og langsiktig alternativ, men ble mer brukt som en overgang når personopplysningsloven kom. En annen årsak til at Verji ble valgt var at selskapet enkelt kan dokumentere ved kontroll fra Regnskap Norge eller Datatilsynet at man ivaretar personopplysningesloven i kommunikasjon med kontakter.

Vil du vite mer om Verji? Les mer her.

Raymond ønsket en enkel løsning for å kryptere kommunikasjonen begge veier, slik at regnskapskontoret som den profesjonelle part også ivaretok det kundene skulle sende til regnskapsfører. Via fordelsprogrammet til Regnskap Norge ble han oppmerksom på den krypterte kommunikasjonsløsningen Verji. Raymond var også kjent med samhandlingsløsningene Slack og Microsoft Teams, men valgte å innføre Verji grunnet det høyere sikkerhetsnivået med blant annet ende til ende kryptering, samt fordelsavtalen med Regnskap Norge.

– Det å ta i bruk Verji opplevdes veldig enkelt og intuitivt for både ansatte og kunder. Grunnen er at Verji er en skyløsning som kjører i nettleseren på datamaskinen, slik at det ikke er behov for å installere noe. Det at vi i tillegg har tilgang til all kommunikasjon i mobilappen er utrolig behagelig, da kan man holde seg orientert og kommentere på saker selv når man sitter i sofaen. Mobil appen er derfor flittig brukt både av oss og kundene.

En annen ting Raymond vil trekke frem med Verji, er at det å arbeide i rom i Verji er helt fantastisk. Grunnen er at man sitter i en hverdag med masse ansatte hvor erfaring og kompetanse varierer, noen er nyutdannet mens andre har jobbet lenge. Kunden derimot forventer alltid en kjempeerfaren sparringspartner, noe man ikke alltid har ledig, og da er dette med trening av ansatte veldig viktig. Vi lar den oppdragsansvarlige delta i kunderommene, slik at det er enkelt for den oppdragsansvarlige å holde seg orientert om de ulike kundedialogene, og på eget initiativ koble seg på der man ser behov. Dette sikrer at vi fanger opp saker hvor den ansatte trenger bistand, og dette ivaretar at vi holder et høyt faglig nivå på kundedialogen.

Dette er en helt ny verden sammenlignet med hvordan det var når dette gikk i en mailtråd mellom kunde og saksbehandler.

– Man står nå i en mye bedre posisjon til å bistå hurtigere og mer effektivt, og det opplever jeg som en kjempefordel med Verji. Dette bruker vi mye.

Ifølge Deloitte kan over 90 % av dataangrep spores tilbake til en e-post som kilde. Det gir derfor en betydelig risikoreduksjon å fjerne e-postbruk internt, samt å begrense ekstern e-post bruk. Tidy Account benytter nå Verji til både intern kommunikasjon og kundekommunikasjon. I tillegg benyttes Verji i kommunikasjonen med andre eksterne hvor det skal utveksles personopplysninger, som f.eks. å sende informasjon om ansatte til forsikringsselskapet. I sum har innføringen av Verji gitt en betydelig reduksjon i e-post bruk som igjen reduserer risikoen for dataangrep.

På spørsmål om hvordan de opplever support sier Raymond at det er bare å plukke opp telefonen så får man hjelp med en gang. Når det er sagt så er systemet såpass intuitivt at jeg har kun ringt to ganger på snart tre år. Jeg pleier å si at systemer bør være like enkelt og intuitivt som betalingstjenesten Vipps, og det er Verji. Noen få trykk så er jobben gjort.

Raymond avslutter med å si at de opplever Verji som en veldig enkel og sømløs metodikk i forhold til kommunikasjon, og viktigst av alt er at kundene kommer enkelt i gang.