Er du lei av endeløse leteaksjoner etter e-poster, eller at du mister oversikten over hvor du har kommunisert med dine kontakter? De beste tilbakemeldingene vi får fra våre kunder er når de sier at de har blitt mer effektive med Verji. Noe du kan høre to av våre kunder fortelle om i denne videoen.
I Verji organiseres kommunikasjonen i en-til-en-samtaler (Person) og rom. I Adminsenter har de i hovedsak organisert sine kommunikasjonsrom etter kundenes firmanavn. Marina sier at de har sørget for at mer enn en av de ansatte er deltakere i rommet til en kunde for å få en effektiviseringseffekt.
– Når vi kommuniserer i rom er det enkelt å overlappe hverandre i arbeidet med kundene. Vi har historikken, så hvis en er borte er det lett å overta. Det er jo mye bedre enn at vi må videresende e-poster, eksempelvis når vi er på ferie.
I arbeidshverdagen har Verji erstattet e-poster, tekstmeldinger, Facebook-meldinger og telefonsamtaler. Også daglig leder Rune Kjelsnes er begeistret:
– Å lete i e-poster har vært en stor tidstyv for oss, og nå er det redusert til et minimum. Sannsynligvis har vi totalt sett, spart flere ukers arbeid på å redusere tiden alle bruker på å lete etter e-poster.
Måten malermesterfirmaet organiserer rommene sine på, er etter prosjekt. Romnavnet starter med arbeidsordrenummeret, som de bruker i de andre systemene sine, etterfulgt av navn på kunde. Dette gjør det veldig lett å finne i listen eller søke opp med filtreringsfunksjonen.
Når et prosjekt pågår foregår all kommunikasjon i dette rommet, og alle som er involvert i prosjektet er deltakere i rommet. Dette gir alle en god oversikt over det som foregår. Spesielt dokumenterende bilder er viktig. Og disse sender de enkelt i Verji-appen på mobilen.
Ved avslutning av et prosjekt, legger de rommet til lav prioritet. Det betyr at pågående prosjekter ligger i ordinær romkategori og det som er ferdig ligger på lav prioritet. Det gjør det lett å ha oversikt over det som er i arbeid, og enklere å finne kommunikasjonen til avsluttede prosjekter.
Trudes kunder befinner seg i privatmarkedet og er kunder en relativt kort periode. Hun oppretter et rom med kundens navn, etterfulgt av bestilt tjeneste og inviterer kunden inn i rommet, eventuelt begge om det er et par. Når oppdraget for hver kunde er avsluttet, legges kunderommet på lav prioritet.
Som vi har sett på eksemplene ovenfor varierer det hvordan man velger å organisere rommene i Verji. Det vil være ulike behov alt etter hvilken bransje du jobber i, og hvilken stilling du har.
Det er viktig å ha god romstruktur med de rette personene, som gjenspeiler kommunikasjonsflyten både internt og eksternt. Det er du som kjenner din organisasjon best, og du har nok tanker om hvordan romstrukturen bør være og navngivning av disse.
Her kommer et eksempel på hvordan organiseringen kan se ut for en daglig leder/CEO i et firma. Du vil se navn eller beskrivelse av navn på rommet (kursiv) og hvem som er deltakere i rommet. Som du vil se i neste avsnitt, er det enkelt å filtrere på disse.
Interne rom:
- Ledergruppen – CEO, CFO, CTO, CMO, CCO, COO
- Avdelingsledere – Leder for hvert avdelingskontor i samme rom
- Fagansvarlige – FA1, FA2, FA3, FA4 (dette vil variere etter organisasjonsstørrelse)
- Ansatte – Alle ansatte
- Prosjektnummer/navn – De som er involvert i prosjektet
- ...
Eksterne rom:
- Kundenavn (kundens selskap) – Mitt firmanavn (fordi kunden kanskje kommuniserer med andre firmaer i Verji, kan det være lurt å tilføye ditt eget firma i romnavnet, så det blir tydelig hvilken kommunikasjon dette rommer dreier seg om) – kontaktperson(er) i gjeldende selskap og eventuelt involverte kollegaer og andre eksterne kontakter
- Kundenavn (kundens selskap) – Mitt firmanavn – Spesifisert tema (eksempel lønn, revisjon, bilag og lignende, om det er i et regnskapsbyrå denne daglige lederen jobber) – kontaktperson(er) i gjeldende selskap for dette temaet og eventuelt involverte kollegaer
- Leverandørnavn (leverandørens selskap) – Mitt firmanavn– kontaktperson(er) i gjeldende selskap og eventuelt involverte kollegaer
- …
For en eiendomsmegler kan organiseringen eksempelvis se slik ut:
Interne rom
- Ansatte – de andre eiendomsmeglerne og ledelsen
- Prosjektnummer/navn – de som er involvert i prosjektet
- Prospektproduksjon – de som er involvert i prospektproduksjon
- …
Eksterne rom
- Oppdragsnummer og/eller eiendomsnavn (gateadressen) – de som skal selge bolig og kollegaer som er involvert i salget
- Fotografnavn – ekstern boligfotograf og eventuelt produksjonsansvarlig for prospekt om det ikke er megleren
- …
Gjennom kundeerfaringene og de to eksemplene ovenfor, har du fått et innblikk i ulike måter å organisere rommene på. Det som er det viktigste er å finne en organisering som fungerer godt for deg, med utgangspunkt i firmaet du jobber i og stillingen du har.
Du kjenner kanskje noen ganger på at det er vanskelig å konsentrere seg, om det dukker opp varslinger på mobil eller PC som forstyrrer deg. Du kan derfor øke effektiviteten ved å tenke gjennom hvordan du ønsker å bli varslet på Verji.
Om du klikker på profilikonet/bildet ditt oppe i venstre hjørne av Verji, kan du velge varslinger i menyen og redigere hvordan du ønsker at standardvarslingene dine skal være. Bruker du Verji daglig, vil det kanskje være naturlig for deg å slå av e-postvarslingene.
Om det har skjedd noe i dette rommet siden du var inne sist vil du ikke få varsel, men navnet på person/rom vil være uthevet i kontaktlisten. Og om noen tagger deg eller bruker ord du har i nøkkelordlisten din (se nedenfor) vil du likevel få varsel.
I standardinnstillingene for varsler kan du legge nøkkelord (keyword) for varsler. Det betyr at om du legger inn ordet «haster» her, vil meldingsvarselet på meldinger som inneholder dette ordet bli rødt og også selve meldingen vil vises i rød tekst.
Dette var noen erfaringer og tips til hvordan Verji kan effektivisere kommunikasjonen din. Ønsker du flere tips om funksjoner i Verji, anbefaler vi å sjekke ut våre videoinstruksjoner.
