Er du lei av endeløse leteaksjoner etter e-poster, eller at du mister oversikten over hvor du har kommunisert med dine kontakter? De beste tilbakemeldingene vi får fra våre kunder er når de sier at de har blitt mer effektive med Verji. Noe du kan høre to av våre kunder fortelle om i denne videoen.
Som du hørte i denne videoen gjør Verji det enkelt å organisere kommunikasjonen på en logisk måte, hvor det blir lett for alle involverte å følge kommunikasjonen. I denne artikkelen skal vi først se nærmere på eksempler fra våre kunder og deretter kommer komme med noen konkrete forslag til hvordan kommunikasjonen kan organiseres etter ulike behov.
I vår prat med Marina Jacobsen i regnskapsbyrået Adminsenter, forteller hun at det var først og fremst for deres kunder de investerte i Verji. De ville sørge for at kundene kunne sende personopplysninger til dem på en trygg måte. Men de ville også gjøre det enklere for dem selv i forhold til GDPR.
– Vi brukte kryptert e-post, og det var vanskelig for mange av våre mottakere om de ikke brukte Microsoft. Og kundene kunne ikke sende kryptert til oss. Det er jo stort sett kundene som sender personopplysninger til oss og ikke motsatt. Vi erfarte at de ikke gjorde tiltak for å sende disse på en trygg måte. Med Verji kan vi nå gjøre dette på en enklere og mer effektiv måte, forteller hun videre.
I Verji organiseres kommunikasjonen i en-til-en-samtaler (Person) og rom. I Adminsenter har de i hovedsak organisert sine kommunikasjonsrom etter kundenes firmanavn. Marina sier at de har sørget for at mer enn en av de ansatte er deltakere i rommet til en kunde for å få en effektiviseringseffekt.
– Når vi kommuniserer i rom er det enkelt å overlappe hverandre i arbeidet med kundene. Vi har historikken, så hvis en er borte er det lett å overta. Det er jo mye bedre enn at vi må videresende e-poster, eksempelvis når vi er på ferie.
Adam er arbeidsformann i Malermesterfirma Emberland, og har ansvar for å styre mange prosjekter på en gang. Da vi snakket med ham viste han stor begeistring og glede, fordi Verji hadde forenklet arbeidshverdagen hans.
– Jeg vil anbefale alle som er i lignende stilling som meg med ansvar for styringen av prosjekter, å bruke Verji. Det er supert for håndverkere. Alt blir mer organisert. Det blir mer og bedre kommunikasjon. Jeg kan åpne appen, gå inn på et av prosjektene og ha full oversikt over hva som foregår.
I arbeidshverdagen har Verji erstattet e-poster, tekstmeldinger, Facebook-meldinger og telefonsamtaler. Også daglig leder Rune Kjelsnes er begeistret:
– Å lete i e-poster har vært en stor tidstyv for oss, og nå er det redusert til et minimum. Sannsynligvis har vi totalt sett, spart flere ukers arbeid på å redusere tiden alle bruker på å lete etter e-poster.
Måten malermesterfirmaet organiserer rommene sine på, er etter prosjekt. Romnavnet starter med arbeidsordrenummeret, som de bruker i de andre systemene sine, etterfulgt av navn på kunde. Dette gjør det veldig lett å finne i listen eller søke opp med filtreringsfunksjonen.
Når et prosjekt pågår foregår all kommunikasjon i dette rommet, og alle som er involvert i prosjektet er deltakere i rommet. Dette gir alle en god oversikt over det som foregår. Spesielt dokumenterende bilder er viktig. Og disse sender de enkelt i Verji-appen på mobilen.
Ved avslutning av et prosjekt, legger de rommet til lav prioritet. Det betyr at pågående prosjekter ligger i ordinær romkategori og det som er ferdig ligger på lav prioritet. Det gjør det lett å ha oversikt over det som er i arbeid, og enklere å finne kommunikasjonen til avsluttede prosjekter.
– Verji har gjort at jeg kommuniserer effektivt og sikkert med mine kunder. Rask og sikker kommunikasjon er et must når du driver med boligkjøpsrådgivning, forteller Trude Larsen i Boligdama, i praten vi hadde med henne.
Hun forteller videre at siden både hun og kundene også bruker Verji-appen på mobilen, så er det enkelt for dem å stille spørsmål og få et raskt svar, også når hun er på farten. Og hun kan også lenke enkelt til blogger hun har skrevet, som kan gi kundene verdifull informasjon.
– Verji gjør at jeg jobber mer effektivt, fordi kommunikasjonen blir enkel. Og siden alt er kryptert blir det aldri noen ekstra prosesser.
Trudes kunder befinner seg i privatmarkedet og er kunder en relativt kort periode. Hun oppretter et rom med kundens navn, etterfulgt av bestilt tjeneste og inviterer kunden inn i rommet, eventuelt begge om det er et par. Når oppdraget for hver kunde er avsluttet, legges kunderommet på lav prioritet.
Som vi har sett på eksemplene ovenfor varierer det hvordan man velger å organisere rommene i Verji. Det vil være ulike behov alt etter hvilken bransje du jobber i, og hvilken stilling du har.
Det er viktig å ha god romstruktur med de rette personene, som gjenspeiler kommunikasjonsflyten både internt og eksternt. Det er du som kjenner din organisasjon best, og du har nok tanker om hvordan romstrukturen bør være og navngivning av disse.
Her kommer et eksempel på hvordan organiseringen kan se ut for en daglig leder/CEO i et firma. Du vil se navn eller beskrivelse av navn på rommet (kursiv) og hvem som er deltakere i rommet. Som du vil se i neste avsnitt, er det enkelt å filtrere på disse.
Interne rom:
Eksterne rom:
For en eiendomsmegler kan organiseringen eksempelvis se slik ut:
Interne rom
Eksterne rom
Gjennom kundeerfaringene og de to eksemplene ovenfor, har du fått et innblikk i ulike måter å organisere rommene på. Det som er det viktigste er å finne en organisering som fungerer godt for deg, med utgangspunkt i firmaet du jobber i og stillingen du har.
Over kontaktlisten i Verji, finner du filterfunksjonen. Der kan du enkelt skrive inn et navn/ord som er en del av navn på en person eller et rom. Eksempelvis om du skriver inn ordet lønn vil alle rom som inneholder dette ordet i romnavnet, vises i kontaktlisten.
Som vi så i noen av kundehistoriene, brukte de kategorien lav prioritet for oppdrag som var avsluttet. I tillegg kan du gjøre det motsatte, nemlig legge noen rom på favoritter. Det betyr at personer og rom kan ha tre organiseringsnivåer: Favoritter, ukategorisert og lav prioritet.
Det betyr at du enkelt kan tilpasse kontaktlisten din, slik at du får et system som er effektivt. Måten du gjør dette på er at du klikker på de tre prikkene i listen til venstre på personen eller rommet og tildele kategoriene Favoritter eller Lav prioritet.
Du kjenner kanskje noen ganger på at det er vanskelig å konsentrere seg, om det dukker opp varslinger på mobil eller PC som forstyrrer deg. Du kan derfor øke effektiviteten ved å tenke gjennom hvordan du ønsker å bli varslet på Verji.
Om du klikker på profilikonet/bildet ditt oppe i venstre hjørne av Verji, kan du velge varslinger i menyen og redigere hvordan du ønsker at standardvarslingene dine skal være. Bruker du Verji daglig, vil det kanskje være naturlig for deg å slå av e-postvarslingene.
Ønsker du å endre innstillingene på et rom fra standardinnstillingene, klikker du på de tre prikkene bak romnavnet og velger innstillinger og varsler. Her kan du for eksempel skru av varslinger helt for et rom, om du ikke er avhengig av å følge kommunikasjonen kontinuerlig, men selv vil velge når du går inn og sjekker.
Om det har skjedd noe i dette rommet siden du var inne sist vil du ikke få varsel, men navnet på person/rom vil være uthevet i kontaktlisten. Og om noen tagger deg eller bruker ord du har i nøkkelordlisten din (se nedenfor) vil du likevel få varsel.
I standardinnstillingene for varsler kan du legge nøkkelord (keyword) for varsler. Det betyr at om du legger inn ordet «haster» her, vil meldingsvarselet på meldinger som inneholder dette ordet bli rødt og også selve meldingen vil vises i rød tekst.
Dette var noen erfaringer og tips til hvordan Verji kan effektivisere kommunikasjonen din. Ønsker du flere tips om funksjoner i Verji, anbefaler vi å sjekke ut våre videoinstruksjoner.
Verji passer for alle bedrifter som ønsker å kommunisere sikkert, enkelt og effektivt!
Små og mellomstore bedrifter bryter loven når de bruker usikret e-post til å ta imot sensitiv informasjon fra kunder. Nå varsler Datatilsynet flere kontroller.
Vi ser nærmere på krav til kryptert kommunikasjon etter den nye personopplysningsloven kom i 2018, og om det kan gjøres effektivt.
Personopplysningsloven og GDPR krever at du sender personopplysninger kryptert. Artikkelen utdyper hva som defineres som personopplysninger.
